Términos y condiciones del servicio

novameent es un software de contabilidad autónoma para empresas e independientes en Colombia, que prepara la contabilidad, emite documentos electrónicos ante la DIAN a través de un proveedor tecnológico habilitado y deja las declaraciones listas para que un contador público las revise y presente. novameent no reemplaza el juicio profesional del contador público ni presenta declaraciones ante la DIAN en nombre del cliente.

Al crear una cuenta y una organización en la plataforma aceptas estos términos en nombre propio y, si actúas por una empresa, en nombre de esa empresa (en adelante, «el Cliente»).

El servicio comprende: captura y extracción de documentos, contabilización automática con revisión humana configurable, facturación y nómina electrónica vía proveedor tecnológico DIAN, preparación de borradores de declaraciones, y reportes. Las acciones con efectos legales ante la DIAN (transmisión de documentos electrónicos) requieren un plan de pago activo y la habilitación DIAN del Cliente.

El Cliente es responsable de la veracidad de la información que carga, de custodiar sus credenciales y de la revisión y presentación oficial de sus declaraciones por quien esté legalmente facultado.

Este capítulo constituye el contrato de transmisión de datos personales entre el Cliente, como Responsable del tratamiento, y novameent, como Encargado, en los términos de los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 (incorporados en el Decreto Único 1074 de 2015) y de la Ley 1581 de 2012.

3.1 Alcance y finalidades. novameent trata, por cuenta y bajo las instrucciones del Cliente, los datos personales contenidos en su información contable, tributaria y laboral: datos de identificación y contacto de clientes, proveedores y otros terceros; y datos de empleados necesarios para liquidar nómina y seguridad social (incluidos datos sensibles de salud como EPS, ARL y pensión de alto riesgo). Las finalidades son exclusivamente: llevar la contabilidad del Cliente, emitir y recibir documentos electrónicos DIAN, liquidar nómina y aportes (PILA), preparar declaraciones y reportes, y cumplir los deberes legales de conservación. novameent no usa estos datos para fines propios ni los comercializa.

3.2 Actividades de tratamiento. Recolección (carga de documentos), almacenamiento, extracción y estructuración (incluyendo procesamiento con modelos de inteligencia artificial), uso para los cálculos contables y tributarios, transmisión a la DIAN a través del proveedor tecnológico, y supresión o devolución al terminar el servicio conforme al numeral 3.6.

3.3 Subencargados. Para prestar el servicio, novameent se apoya en los siguientes proveedores, cada uno limitado a su rol:

• Railway — infraestructura de cómputo y base de datos (hosting).
• Cloudflare R2 — almacenamiento de archivos (documentos cargados, PDF y XML emitidos).
• Matias API — proveedor tecnológico habilitado por la DIAN para la transmisión de factura electrónica, nómina electrónica y demás documentos del sistema de facturación.
• Anthropic y Google — procesadores de inteligencia artificial para extracción y verificación de documentos.
• Resend — envío de correos transaccionales (verificación, invitaciones, recordatorios).
• Polar — procesamiento de pagos y suscripciones del propio servicio.

El Cliente autoriza el uso de estos subencargados. novameent les exige obligaciones de confidencialidad y seguridad compatibles con este capítulo y notificará los cambios de subencargados actualizando este documento.

3.4 Medidas de seguridad. novameent aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para impedir adulteración, pérdida o acceso no autorizado: aislamiento por organización con control de acceso verificado en cada petición, roles y permisos por usuario, cifrado de credenciales sensibles, bitácora de auditoría inmutable con cadena de integridad, y candados de base de datos que impiden alterar o destruir los registros contables.

3.5 Confidencialidad. novameent y su personal guardan reserva sobre los datos tratados por cuenta del Cliente, obligación que sobrevive a la terminación del servicio.

3.6 Supresión y devolución al terminar. Al terminar el servicio, el Cliente puede exportar la totalidad de su información (asientos, terceros, documentos, nómina y bitácora) desde la propia plataforma. Hecho esto, la organización se archiva en modo de solo lectura. Salvedad legal: los libros y papeles contables deben conservarse por mínimo diez (10) años (art. 60 del Código de Comercio, modificado por el art. 28 de la Ley 962 de 2005), por lo que la supresión total inmediata de la información contable no es jurídicamente posible; novameent la conserva archivada durante ese término y suprime lo no amparado por deber legal cuando el Cliente lo ordene.

3.7 Incidentes de seguridad. novameent notificará al Cliente sin dilación indebida los incidentes de seguridad que afecten datos personales tratados por su cuenta, y cooperará en la evaluación y en los reportes a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando procedan (Título V de la Circular Única SIC).

3.8 Soporte al Responsable. novameent da al Cliente las herramientas para atender los derechos de los titulares: consulta y exportación de la información, y supresión selectiva (anonimización) de los datos de un tercero o empleado no amparados por deber legal de retención.

Los precios y límites de cada plan se publican en la página de precios. La prueba gratuita permite explorar el producto pero no ejecuta acciones con efectos legales ante la DIAN. Los pagos se procesan a través de Polar; los impuestos aplicables se suman según la normativa vigente.

novameent responde por la disponibilidad y el correcto funcionamiento del software con la diligencia exigible a un proveedor profesional. No responde por sanciones derivadas de información inexacta cargada por el Cliente, ni por decisiones tomadas sin la revisión del contador público. Nada en estos términos limita responsabilidades que la ley no permita limitar.

El Cliente puede terminar el servicio en cualquier momento. Aplica el numeral 3.6: exportación integral disponible y archivado con retención legal de diez (10) años de la información contable. Las organizaciones sin registros contables pueden eliminarse definitivamente.

Canal de contacto: soporte@novameent.com. Los cambios a estos términos se publican en esta página con nueva fecha de versión; los cambios sustanciales se anuncian por correo.

El tratamiento de datos personales se rige además por la Política de privacidad.